Miễn giấy phép lao động 2026: Điều kiện & thủ tục

Miễn giấy phép lao động là việc người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không phải xin cấp giấy phép lao động, khi thuộc một trong các trường hợp do pháp luật quy định. Từ ngày 07/8/2025, các trường hợp này được xác định theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP — văn bản thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP (đã hết hiệu lực). Thủ tục hành chính đi kèm được công bố tại Quyết định 526/QĐ-BNV ngày 13/5/2026 của Bộ Nội vụ. Điều mà nhiều doanh nghiệp hiểu sai là miễn giấy phép lao động không đồng nghĩa với không phải làm gì: phần lớn trường hợp vẫn phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, số còn lại phải thông báo. Bài viết này giúp bạn biết ai được miễn, khi nào phải xin xác nhận và khi nào chỉ cần thông báo, hồ sơ gồm gì, nộp ở đâu, mất bao lâu, thời hạn giấy xác nhận, lệ phí, liên hệ với visa LĐ1 và những lỗi khiến hồ sơ bị trả.

Miễn giấy phép lao động là gì? Có phải không cần làm gì không?

Miễn giấy phép lao động nghĩa là người lao động nước ngoài không thuộc diện phải xin giấy phép lao động, nhưng trong đa số trường hợp vẫn phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (Mẫu số 02) hoặc gửi thông báo cho cơ quan có thẩm quyền. Miễn không có nghĩa là được bỏ qua mọi thủ tục.

Cần phân biệt rõ hai loại giấy tờ: giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Người thuộc nhóm miễn không cần giấy phép lao động, nhưng giấy xác nhận vẫn là căn cứ để họ cư trú, xin thị thực và chứng minh làm việc hợp pháp. Vì sao vẫn phải làm thủ tục? Vì Nhà nước cần quản lý được lực lượng lao động nước ngoài; giấy xác nhận chính là bằng chứng pháp lý cho tình trạng “được miễn” của người lao động.

Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2026

Khung pháp lý hiện hành gồm: Điều 154 Bộ luật Lao động 2019; Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 07/8/2025); Quyết định 526/QĐ-BNV ngày 13/5/2026 của Bộ Nội vụ công bố thủ tục hành chính. Quyết định 526/QĐ-BNV bãi bỏ Quyết định 346/QĐ-BNV ngày 24/3/2026 và hướng dẫn chi tiết thành phần hồ sơ, thời hạn, phí – lệ phí, mẫu đơn cho các nhóm người lao động nước ngoài; hồ sơ nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (mã thủ tục hành chính 1.014199 đối với thủ tục cấp giấy phép lao động).

Vì sao không còn áp dụng Nghị định 152/2020 và 70/2023?

Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Đồng thời, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã sáp nhập vào Bộ Nội vụ từ 01/3/2025, nên thẩm quyền và tên cơ quan cũng thay đổi.

Ai được miễn giấy phép lao động? Các nhóm không thuộc diện cấp theo Điều 7 Nghị định 219/2025

Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định 15 nhóm người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Trong đó có các điều kiện đáng chú ý: chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và cùng sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.

Danh sách 15 nhóm được dẫn đầy đủ ở Phụ lục cuối bài. Bảng dưới đây nhóm theo loại để dễ tra cứu, kèm điều kiện chính và căn cứ.

Vì sao mốc “dưới 90 ngày” hay bị hiểu sai? Điều 7 quy định rõ tổng thời gian được tính theo năm dương lịch, từ 01/01 đến 31/12, không giới hạn số lần vào Việt Nam. Nhiều người nhầm là 90 ngày liên tục hoặc 90 ngày kể từ ngày nhập cảnh đầu tiên. Để tránh xác định sai nhóm và chuẩn bị đúng giấy tờ, bạn nên tham khảo thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài nếu người lao động không rơi vào 15 nhóm miễn nêu trên.

Phải xin giấy xác nhận, chỉ cần thông báo, hay không phải làm thủ tục?

Đa số nhóm miễn vẫn phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Một số trường hợp chỉ phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi dự kiến làm việc trước ít nhất 03 ngày làm việc, không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận. Việc xác định đúng nghĩa vụ quyết định toàn bộ hồ sơ và tiến độ.

Theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các trường hợp chỉ phải thông báo là: khoản 4, 5, 6 và 8 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và các khoản 2, 3, 5, 8, 10 và điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Nội dung thông báo gồm: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động, địa điểm và thời hạn làm việc.

Xác định sai giữa “phải xin xác nhận” và “chỉ thông báo” là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả. Hãy để luật sư rà soát nhóm đối tượng trước khi nộp. Để được tư vấn pháp lý theo tình huống cụ thể, vui lòng liên hệ 0932 263 419.

Hồ sơ và thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm gì, nộp ở đâu, mất bao lâu?

Theo Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ gồm: văn bản đề nghị theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Nghị định; giấy khám sức khỏe (giá trị không quá 12 tháng); 02 ảnh màu 4×6 nền trắng; hộ chiếu còn thời hạn; và giấy tờ chứng minh không thuộc diện cấp giấy phép lao động (dẫn chiếu Điều 19). Kết quả là giấy xác nhận theo Mẫu số 02, cấp trong 05 ngày làm việc.

Về nơi nộp: người sử dụng lao động nộp qua Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia; Trung tâm chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền (UBND cấp tỉnh, phân cấp Sở Nội vụ). Trường hợp không cấp, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Giấy xác nhận có thời hạn mấy năm, lệ phí bao nhiêu, và liên quan gì đến visa LĐ1, thẻ tạm trú?

Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm theo thời hạn hợp đồng hoặc văn bản cử sang làm việc (Điều 10 dẫn Điều 21), và được gia hạn 01 lần với thời hạn không quá 02 năm. Giấy xác nhận này là căn cứ để xin visa LĐ1 và thẻ tạm trú.

Về lệ phí: Nghị định 219/2025/NĐ-CP không quy định mức lệ phí ở trung ương; phí, lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND cấp tỉnh theo Luật Phí và lệ phí 97/2015/QH13. Bạn cần tra cứu mức cụ thể theo từng địa phương. Không nên nhầm lệ phí nhà nước với chi phí dịch vụ của đơn vị làm hồ sơ.

Visa LĐ1 và thẻ tạm trú

Sau khi có giấy xác nhận, người lao động dùng làm căn cứ xin visa LĐ1 cho người nước ngoài. Với thị thực/giấy tờ cư trú có thời hạn phù hợp, họ có thể tiếp tục làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài để cư trú ổn định và thay cho thị thực. Nhà đầu tư góp vốn cũng nên xem xét đồng bộ với thủ tục thành lập công ty có vốn nước ngoài để bảo đảm giấy tờ chứng minh vốn góp thống nhất.

Mức phạt khi không có giấy tờ hợp lệ

Theo Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP: người lao động nước ngoài làm việc mà không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động bị phạt từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng (khoản 3) và có thể bị trục xuất (khoản 5). Người sử dụng lao động bị phạt theo số người vi phạm: từ 30.000.000 đến 45.000.000 đồng (01–10 người); từ 45.000.000 đến 60.000.000 đồng (11–20 người); từ 60.000.000 đến 75.000.000 đồng (21 người trở lên) (khoản 4); mức phạt này áp dụng với cá nhân, tổ chức vi phạm bị phạt gấp đôi theo khoản 1 Điều 6.

Lỗi thường gặp khiến hồ sơ xác nhận bị trả hoặc kéo dài

Phần lớn hồ sơ bị trả không phải vì người lao động không đủ điều kiện, mà vì giấy tờ chứng minh chưa chuẩn hoặc nộp sai khung thời gian. Dưới đây là năm lỗi thường gặp và cách phòng tránh.

Ngoài ra, hai lỗi kỹ thuật hay bị bỏ qua là giấy khám sức khỏe quá 12 tháng và ảnh sai quy cách (không phải 4×6 nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính). Lưu ý mốc mới: Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam từ 11/9/2026, hướng dẫn tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026; sau mốc này, giấy tờ công của quốc gia thành viên đã có chứng nhận Apostille hợp lệ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng vẫn có thể phải dịch tiếng Việt và chứng thực bản dịch theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Tham khảo thêm hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận Apostille 2026.

Nếu bạn chưa chắc người lao động thuộc nhóm nào hoặc giấy tờ chứng minh đã đủ chưa, hãy liên hệ luật sư để được rà soát trước khi nộp.

Phụ lục: Danh sách đầy đủ các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP

1. Thuộc một trong các trường hợp quy định tại các khoản 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019.
2. Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn.
3. Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần.
4. Vào Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên môn, kỹ thuật hoặc thực hiện nhiệm vụ phục vụ nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý, thực hiện chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) theo điều ước quốc tế.
5. Phóng viên nước ngoài hoạt động thông tin báo chí được Bộ Ngoại giao xác nhận.
6. Được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập, hoặc cơ sở, tổ chức lập theo điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết, tham gia.
7. Học sinh, sinh viên, học viên nước ngoài đang học tại các trường, cơ sở đào tạo ở Việt Nam hoặc nước ngoài có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc; học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam.
8. Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
9. Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội.
10. Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
11. Tình nguyện viên làm việc theo hình thức tự nguyện, không hưởng lương để thực hiện điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam.
12. Vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật.
13. Là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc một trong các trường hợp: (a) vào Việt Nam làm việc tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm (từ 01/01 đến ngày cuối cùng của năm); (b) di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp trong phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với WTO và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.
14. Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế; hoặc làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập.
15. Được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.

Kết luận

Miễn giấy phép lao động theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP mở rộng đáng kể cơ hội cho nhà đầu tư, chuyên gia và người kết hôn với công dân Việt Nam, nhưng vẫn kèm nghĩa vụ: phần lớn phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, số còn lại phải thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc. Xác định đúng nhóm, chuẩn bị đúng giấy tờ chứng minh và nộp đúng khung 60–10 ngày là chìa khóa để hồ sơ được cấp trong 05 ngày làm việc. Nếu cần rà soát tình huống cụ thể, luật sư của Công ty Luật TNHH MTV Nam Sơn sẵn sàng đồng hành.

Câu hỏi thường gặp

Đã có giấy xác nhận còn hạn nhưng đổi hộ chiếu thì có phải làm lại không?

Không phải cấp mới. Khi giấy xác nhận còn thời hạn mà có thay đổi thông tin cá nhân (như đổi hộ chiếu) hoặc bị mất, hư hỏng, người sử dụng lao động làm thủ tục cấp lại theo Điều 13 Nghị định 219/2025/NĐ-CP với hồ sơ đơn giản hơn; cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 03 ngày làm việc.

Giấy xác nhận cấp theo Nghị định 152/2020 trước 07/8/2025 còn dùng được không?

Còn. Theo quy định chuyển tiếp tại Điều 34 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp theo quy định cũ tiếp tục sử dụng đến hết thời hạn ghi trên giấy; khi cấp lại hoặc gia hạn thì thực hiện theo Nghị định 219/2025.

Doanh nghiệp có phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người được miễn giấy phép lao động không?

Có thể có. Theo khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ người di chuyển nội bộ doanh nghiệp, người đã đủ tuổi nghỉ hưu khi giao kết hợp đồng, hoặc điều ước quốc tế có quy định khác. Được miễn giấy phép lao động không đương nhiên được miễn bảo hiểm xã hội.