Kỹ năng truyền thông và kỹ năng giao tiếp là 2 khái niệm tương tự nhau và nhiều người sẽ dễ bị hiểu nhầm là như nhau. Vậy chúng khác nhau như thế nào? Dựa vào tên tiếng anh của 2 khái niệm này, kỹ năng truyền thông (Communication skills) và kỹ năng giao tiếp (Communication skill), bạn có thể dễ dàng nhận ra rằng kỹ năng truyền thông sẽ rộng hơn và bao hàm luôn cả kỹ năng giao tiếp.
Phát triển các kỹ năng truyền thông tốt là điều cần thiết để xây dựng một sự nghiệp thành công. Không những thể, kỹ năng truyền thông cũng đóng một vai trò quan trọng trong đời sống hàng ngày của bạn. Với kỹ năng truyền thông tốt, bạn có thể dễ dàng cải thiện khả năng giao tiếp tại nơi làm việc.
Kỹ năng truyền thông: Định nghĩa và tầm quan trọng tại nơi làm việc
Kỹ năng truyền thông là một chuỗi các hoạt động bao gồm trao đổi. chia sẻ, truyền đạt về dữ liệu, suy nghĩ, cảm xúc… tạo nên sự liên kết với hai hay nhiều người.
Truyền thông ngày nay rất quan trọng cả trong thế giới kinh doanh và trong cuộc sống thường nhật. Truyền thông thành công giúp chúng ta hiểu rõ hơn về con người và các tình huống. Nó giúp chúng ta vượt qua sự đa dạng về văn hóa, xây dựng lòng tin và sự tôn trọng, đồng thời tạo điều kiện để chia sẻ ý tưởng sáng tạo và giải quyết vấn đề.
Phát triển khả năng truyền thông là một trong những ưu tiên hàng đầu của các nhà lãnh đạo
Trong thế giới kinh doanh, nhiều nhà tuyển dụng tin rằng truyền thông nội bộ tốt có thể làm tăng đáng kể năng suất của nhân viên.
Mặc dù bản thân từ truyền thông nghe có vẻ đơn giản, nhưng thường khi chúng ta cố gắng truyền thông điệp với người khác, luôn có khả năng nhầm lẫn gây ra xung đột và ảnh hưởng đến mối quan hệ trong công việc và cuộc sống. Bằng cách có được các kỹ năng truyền thông tốt, bạn có thể kết nối tốt hơn với bạn bè, đồng nghiệp, sếp… đồng thời cải thiện khả năng giao tiếp tại nơi làm việc.
Tại sao bạn cần phát triển kỹ năng truyền thông?
Trong thời đại hiện nay; chúng ta nhận, gửi và xử lý một số lượng lớn thông tin mỗi ngày. Nhưng truyền thông tốt không chỉ là chia sẻ thông tin; nó còn một sự thấu cảm đằng sau thông tin này.
Sự truyền thông thành công có thể làm sâu sắc thêm các mối quan hệ trong cuộc sống cá nhân hoặc cuộc sống nghề nghiệp. Trong cuộc sống cá nhân, chúng có thể giúp chúng ta hiểu rõ hơn về con người và các tình huống xảy ra hàng ngày. Phát triển các kỹ năng truyền thông có thể giúp chúng ta tránh được các cuộc xung đột và giúp đưa ra quyết định tốt hơn.
Dưới đây là tổng quan về lý do tại sao kỹ năng truyền thông lại quan trọng
Sức mạnh của kỹ năng truyền thông tại nơi làm việc
Tăng động lực và gắn kết
Với kỹ năng truyền thông tốt, bạn có thể tác động rõ rệt đến doanh nghiệp của mình. Những người truyền thông tốt là những người mang đến giải pháp, thúc đẩy sự thay đổi, động viên và truyền cảm hứng cho đồng nghiệp của họ.
Bằng cách cải thiện kỹ năng truyền thông, chúng ta có thể cải thiện sự gắn kết của nhân viên, tinh thần đồng đội, quá trình ra quyết định và giao tiếp giữa các bộ phận tại nơi làm việc. Vì lý do đó, kỹ năng truyền thông là kỹ năng mềm được yêu cầu nhiều nhất của các nhà tuyển dụng
Kỹ năng truyền thông tốt cho phép người quản lý nhận và gửi đi những thông điệp tiêu cực hoặc nặng nề mà không tạo ra sự thất vọng và mất lòng tin ở cấp dưới. Điều này rất quan trọng để giữ cho nhân viên có động lực và gắn kết.
Nhân viên ngày nay mong muốn được thông báo về mọi khía cạnh của doanh nghiệp và không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Họ mong đợi các nhà lãnh đạo truyền đạt thường xuyên vai trò và mục tiêu của họ. Họ mong đợi phản hồi liên tục về công việc của họ và có thể tìm thấy thông tin họ cần trong vài giây.
Giữ chân nhân viên và tăng lợi nhuận
Những nhà tuyển dụng truyền đạt thành công các giá trị và mục tiêu kinh doanh của công ty tới nhân viên thì có tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn nhiều.
Hơn nữa, cách mà các nhà quản lý giao tiếp với nhân viên có tác động trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Thật vậy, hầu hết các chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số đều thất bại vì thiếu giao tiếp tại nơi làm việc.
Do đó, người sử dụng lao động cần phải có một cách tiếp cận tốt để giữ cho nhân viên của họ luôn được cập nhật thông tin mới nhất của công ty.
Mặc dù chúng ta có thể phát triển một số kỹ năng truyền thông nhất định, nhưng truyền thông sẽ hiệu quả hơn nếu nó tự phát hơn là phải tuân theo một công thức nào đó.
Tất nhiên, cần có thời gian và nỗ lực để phát triển những kỹ năng này. Càng nỗ lực và luyện tập, kỹ năng truyền thông sẽ càng tự nhiên và bản năng hơn.
5 kỹ năng truyền thông quan trọng nhất
Có hàng chục kỹ năng truyền thông khác nhau cần phải có. Tuy nhiên, có 5 kỹ năng truyền thông hàng đầu sẽ được chúng tôi tập trung vào trong bài viết này.
5 kỹ năng này là hoàn toàn cần thiết để giao tiếp thành công trong công việc và cuộc sống.
Kỹ năng truyền thông số 1: Lắng nghe
Lắng nghe là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của truyền thông. Lắng nghe thành công không chỉ là hiểu thông tin được nói hoặc viết mà còn là hiểu được cảm xúc của người nói trong quá trình giao tiếp.
Nếu một người có thể thấy và cảm nhận rằng ai đó đang lắng nghe và thấu hiểu họ thì điều đó có thể giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn, sâu sắc hơn.
Lắng nghe lẫn nhau cũng tạo nên một môi trường an toàn để bày tỏ ý kiến, quan điểm và cảm xúc, giúp lập kế hoạch và giải quyết vấn đề theo cách sáng tạo.
Kỹ năng truyền thông số 2: Nói chuyện thẳng thắn
Đối thoại là nền tảng của giao tiếp, và chúng ta không thể bỏ qua tầm quan trọng của nó. Ngay cả một cuộc trò chuyện đơn giản, thân thiện với đồng nghiệp cũng tạo dựng được sự tin tưởng lẫn nhau, và thậm chí phát hiện ra các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Trò chuyện với một người không quen biết nhiều khi có thể mở ra một cơ hội kinh doanh mới. Hãy hòa đồng và thân thiện vì sau đó bạn sẽ có thể nói chuyện với hầu hết mọi người.
Kỹ năng truyền thông số 3: Giao tiếp không lời
Khi chúng ta nói về những điều quan trọng, chúng ta thường gửi đi rất nhiều thông điệp phi ngôn ngữ. Các tín hiệu phi ngôn ngữ đó có thể là giao tiếp không lời, biểu hiện trên cơ thể, nét mặt, chuyển động của tay, cử chỉ, giao tiếp bằng mắt, thái độ và giọng nói của bạn, sự căng cơ và nhịp thở. Cách bạn nhìn, lắng nghe, sáng tạo, phản ứng, cử chỉ… nói lên nhiều điều về cảm xúc hơn là lời.
Tại sao kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ lại quan trọng?
Bởi vì, theo nghiên cứu về giao tiếp giữa các cá nhân, 93% giao tiếp là phi ngôn ngữ.
Phát triển khả năng hiểu người khác và sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ sẽ giúp bạn kết nối với người khác, bày tỏ suy nghĩ của mình, đối mặt với các tình huống khó khăn và xây dựng các mối quan hệ tốt hơn ở nhà và tại nơi làm việc.
Kỹ năng truyền thông số 4: Quản lý sự căng thẳng
Ở một mức độ vừa phải, căng thẳng có thể rất hữu ích để khích lệ công việc. Tuy nhiên, khi căng thẳng trở nên liên tục, nó có thể ảnh hưởng đến giao tiếp, quan điểm cũng như cản trở hành vi và hành động phù hợp. Khi bị căng thẳng, bạn có thể hiểu lầm người khác, gửi đi những tín hiệu phi ngôn ngữ khó hiểu và sử dụng những kiểu hành vi hài hước.
Bạn có từng cảm thấy căng thẳng trong một cuộc thảo luận với bạn bè hoặc đồng nghiệp và sau đó nói hoặc làm điều gì đó mà sau này bạn hối hận chưa?
Nếu bạn cải thiện kỹ năng quản lý căng thẳng, bạn không chỉ tránh được những điều hối tiếc sau này, mà còn có giúp người liên quan tránh dẫn đến một cuộc xung đột.
Kỹ năng truyền thông số 5: Quản lý cảm xúc
Trong giao tiếp, cảm xúc đóng một vai trò quan trọng. Việc đưa ra quyết định thường ảnh hưởng bởi cách bạn cảm nhận hơn là cách bạn suy nghĩ.
Bị chi phối bởi cảm xúc, hành vi phi ngôn ngữ của bạn ảnh hưởng cách người khác hiểu và cảm nhận về bạn. Nếu bạn không nhận thức được cái cách mà cảm xúc của bạn đang hướng đến, bạn sẽ không thể bày tỏ nhu cầu và quan điểm của mình. Điều này có thể dẫn đến sự thất vọng, hiểu lầm và xung đột.
Kiểm soát cảm xúc cung cấp cho bạn một công cụ để hiểu người khác, bản thân và những thông điệp bạn gửi đi. Mặc dù việc nhận ra cảm xúc của bản thân khá đơn giản, nhưng nhiều người có cá tính mạnh rất khó để chi phối lúc tức giận, buồn bã hoặc sợ hãi.
4 cách cải thiện kỹ năng truyền thông của bạn
Các chuyên gia truyền thông có nhiều lời khuyên về cách cải thiện kỹ năng truyền thông. Như bạn có thể thấy, không chỉ có một cách để phát triển kỹ năng truyền thông. Phương pháp mà bạn sẽ chọn sẽ phụ thuộc vào mục tiêu bạn muốn đạt được cũng như tính cách của bạn (chúng ta không cần phải phát triển các kỹ năng truyền thông giống nhau).
Để giúp bạn bắt đầu với khả năng suy nghĩ như người lãnh đạo, chúng tôi chia sẻ dưới đây 4 cách hiệu quả nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả:
Cải thiện kỹ năng truyền thông bằng cách lắng nghe với sự đồng cảm
Đồng cảm là khả năng hiểu được cảm xúc, suy nghĩ và niềm tin của người khác. Chính xác đây là lý do tại sao các tổ chức đã bắt đầu phát triển sự đồng cảm tại nơi làm việc.
Chấp nhận cảm xúc, liên quan chặt chẽ đến sự đồng cảm. Có nghĩa là sau khi đồng cảm và hiểu cảm giác của người khác, chúng ta có thể chấp nhận lý do tại sao ai đó nghĩ và làm theo cách đó, bất kể chúng ta có đồng ý với điều đó hay không.
Cố gắng nhìn mọi thứ từ quan điểm của người khác bằng cách chấp nhận những gì bạn nghe được thay vì cố gắng, sửa chữa mọi thứ và giải quyết vấn đề.
Lên tiếng
Truyền thông bắt đầu từ bản thân. Chịu trách nhiệm lời nói và chủ động giao tiếp, đừng chờ đợi và mong đợi người khác làm trước, và lợi dụng các hình thức giao tiếp trực tuyến.
Để truyền thông tốt, đặc biệt là về các chủ đề quan trọng, đòi hỏi nhiều hơn là chỉ diễn đạt bằng văn bản. Chúng ta thường hiểu sai về kiểu giao tiếp này vì chúng ta không nhìn thấy khuôn mặt và biểu hiện phi ngôn ngữ của họ.
Cải thiện kỹ năng truyền thông bằng cách chuẩn bị trước những gì bạn sẽ nói
Suy nghĩ trước khi bạn nói. Hầu hết chúng ta làm việc hiệu quả nhất khi có thời gian để xử lý những suy nghĩ của chính mình trước khi chia sẻ chúng.
Nếu cuộc trò chuyện hoặc cuộc họp đáng với thời gian quý báu của mình, hãy dành vài phút để chuẩn bị sơ về những gì sẽ nói. Đối với một cuộc trò chuyện rất quan trọng, hãy thử mô phỏng cuộc trò chuyện với một người đáng tin cậy để bạn có thể loại bỏ bất kỳ sai lầm tiềm ẩn nào.
Sẵn sàng cho những câu trả lời khác nhau
Khi bạn xây dựng bài phát biểu, hãy đặt mình vào vị trí của khán giả. Điều này sẽ đảm bảo một cách tiếp cận cân bằng và bạn sẽ sẵn sàng trả lời để bảo vệ quan điểm của mình cũng như tránh những bất đồng có thể xảy ra.
Không ai có thể dự đoán chắc chắn người nghe sẽ phản ứng như thế nào. Cải thiện cơ hội của một cuộc trò chuyện thành công bằng chuẩn bị các câu trả lời và dự báo các phản đối tiêu cực.
Sử dụng dịch vụ tư vấn quản lý nội bộ doanh nghiệp của Công ty Luật Nam Sơn
Các nhà lãnh đạo và nhân viên cần có kỹ năng truyền thông mạnh mẽ để hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy suy nghĩ về điều này: truyền thông thực sự là chất keo gắn kết nội bộ doanh nghiệp lại với nhau. Nếu không truyền thông hiệu quả, nhân viên sẽ không hiểu rõ về tầm nhìn và các ưu tiên của công ty. Vào cuối ngày, thành công của công ty có thể bị ảnh hưởng do truyền thông kém.
Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng dịch vụ tư vấn quản trị nội bộ và tái cơ cấu của Công ty Luật Nam Sơn qua Hotline: 0889.181.585. Chúng tôi muốn giúp nhân viên và lãnh đạo dễ dàng trở thành những người truyền thông tuyệt vời. Và để làm được như vậy, bạn cần đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều nhận được thông tin họ cần khi họ cần mà không cần phải tìm kiếm thông tin đó. Hãy nhớ rằng, nhân viên, dành trung bình 2,5 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình!
